31-05-2010
E-negocios: oficina tecnologica
La factura digital ahorra tiempo
El tiempo medio dedicado a la gestión de una factura en papel por los empleados españoles es de 13 minutos, mientras que con una factura digital este periodo se reduce a 3 minutos.
La Digitalización Certificada, aceptada legalmente por la Administración Pública desde 2007, supone un ahorro de 75 días al año en tiempo de trabajo de un empleado en una empresa que recibe 300 facturas al mes. De todas formas, los trabajadores españoles invierten trece minutos en la gestión realizada con cada factura en formato papel, según datos facilitados por Kyocera, empresa especializada en soluciones de gestión documental. Un tiempo que se ve drásticamente reducido con la utilización de soluciones de digitalización certificada de facturas, que disminuyen el tiempo requerido para esas mismas gestiones hasta en diez minutos por factura, con la consiguiente diferencia de productividad entre las empresas que cuentan con sistemas de digitalización y aquellas que no.
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De este modo, una compañía que recibe 300 facturas al mes, estará ahorrando alrededor de 75 días en tiempo de trabajo de un empleado que gestione las facturas mediante una aplicación de digitalización de facturas. La empresa que no cuenta con este tipo de sistemas está desperdiciando 50 horas de trabajo de sus empleados al mes, que bien podrían dedicar a otras labores que resultarían más productivas.
Además, siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa que recibe 300 facturas al mes necesita, aproximadamente, cinco metros cuadrados para almacenar documentos en papel, espacio que anualmente supone un coste para la empresa de unos mil euros de media.
La implantación de este tipo de soluciones conlleva además un aumento de la seguridad, ya que se elimina el riesgo de pérdida de documentos, al generar un back-up de toda la información relacionada. El proceso de digitalización de facturas
Todo comienza con el escaneo de una factura, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y opcionalmente, el sello de tiempo. La Ley especifica que entre el escaneo y la firma no puede haber intervención del usuario. Kyocera dispone de una aplicación que cumple al pie de la letra dicha especificación. Posteriormente el documento pasa a formar parte de la base de datos con la información asociada a la factura, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.
Un sistema sencillo y rápido de almacenar información que a su vez facilita la búsqueda avanzada a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la localización de documentos. Además, y también de forma sencilla, es posible definir políticas de back-up.
Terra - Tecnología / Redacción
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