CARACTERÍSTICAS OBJETIVAS DEL CENTRO
CENTRO: Ayuda en Acción
DIRECCIÓN: C/ Tutor, 27
28008-Madrid
TELÉFONO: (91) 559 70 70
FAX: (91) 541 48 48
DIRECCIÓN E-MAIL: ayuda ysi.es
El centro de Ayuda en Acción , ONG de Desarrollo que realiza un servicio hacia las comunidades pobres del Tercer Mundo, en Madrid, está estructurada en tres grandes grupos o departamentos en función de los objetivos que principalmente persigan (el principal objetivo de esta Organización No Gubernamental apolítica, aconfesional, independiente, es mejorar las condiciones de vida de los niños, las familias y las comunidades de los países más desfavorecidos del Tercer Mundo, a través del impulso de Proyectos de Desarrollo Integral) que son producto de una reestructuración hecha en el 97 por la reciente incorporación de un elevado número de voluntarios a la organización:
- Grupo de actividades de sensibización: participación en charlas, exposiciones
temáticas, preparación de material didáctico de apoyo, jornadas de juegos infantiles y
otras actividades como Día del niño en Tetuán, Titirilandia, etc...
Dentro de sensibilización están los departamentos de:
- Voluntariado
- Relaciones externas
- Medios de comunicación
- Proyectos
- Grupo de actividades de difusión y venta: mesas de información y venta de material
en ferias temáticas, en centros comerciales, en calles y plazas, entre las tradicionales
están la Feria del libro, los Mercadillos,...
En divulgación están los departamentos de:
- Voluntariado
- Publicidad
- Grupo de actividades de recaudación: fiestas, conciertos , obras de teatro, cine,...
Los departamentos son los mismos de sensibilización.
Aparte de estos departamentos se encontraba la biblioteca, dentro de comunicación.
En ella había diversas áreas divididas en secciones (con subsecciones a la vez indicadas entre paréntesis):
- Monografías y folletos
-Revistas y boletines(revistas generales, revistas memorias, revistas
monográficas,revistas Actionaid, revistas Ayuda en Acción,...)
-Artículos de prensa y dossieres(dossieres, artículos de prensa de temas generales,
artículos de prensa por continentes: África, Asia, América Latina/Caribe, Europa)
-Documentación:
generalidades(documentación, y exposiciones y ferias), ciencias sociales(economía, estadísticas, política y sociología), cooperación y desarrollo(ayuda al desarrollo, coordinadora de ONG’s, desarrollo humano, ONG’s, organismos gubernamentales, y movimientos solidarios), educación y
cultura (etnias), medio ambiente(medio ambiente, catástrofes, desarrollo sostenible, recursos), medicina(enfermedades y epidemias, nutrición), países(África, américa latina/Caribe, Asia y Europa) y Ayuda en Acción(actividades tales como exposiciones, campañas, comunicación, contabilidad, legislación, proyectos, ...
-Referencia:
ficheros(donde se incluyen monografías y folletos, artículos de prensa y dossieres, revistas, y documentación), índices de materias(igual división que en ficheros), catálogos y boletines(catálogo general, boletines de diferentes tipos , sumario de revistas), y material de referencia (que incluye catálogos comerciales, manuales, guías, centros de enseñanza, directorios, bibliografías, mapas, asociaciones culturales y otras fuentes de información)
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PRÁCTICAS
Nos encontramos con un fondo documental sin catalogar y clasificar y en donde faltaba por hacer todo, por lo que nuestra tarea era iniciar el proceso para que las monografías del fondo fueran rápidamente accesibles a las personas que trabajaban en Ayuda en Acción. Se trataba de catalogar el fondo, clasificarlo por materias, para crear, más tarde, un posible sistema de préstamo. Nosotras nos hemos encargado de hacer esta tarea aunque por razones de tiempo elaborar un sistema de préstamo no ha sido posible(los libros se fiaban a las personas de los distintos departamentos con tal que indicaran por escrito qué libro se llevaban y quién lo tenía , debido a que no había ninguna persona que estuviese permanentemente en la biblioteca y a que ésta estaba considerablemente separada del resto de los departamentos). El grupo de voluntarios de Ayuda en Acción se encargará más tarde de poner los correspondientes tejuelos a los libros, de ordenarlos en las estanterías ya que todos tienen su número de CDU, y también se encargará de los carteles que ha de llevar cada estantería indicando la materia de los libros que están en ella ( tal y como en ese momento estaban haciendo con la sección de revistas y boletines, y de artículos de prensa y dossieres).
Hemos trabajado en la sección de monografías catalogando todo el fondo (compuesto por algo más de doscientas publicaciones) ,esto es, haciendo la descripción bibliográfica
de los asientos de los catálogos manuales alfabéticos de autores, títulos y materias de acuerdo con las Reglas de catalogación, ya que al llegar nos encontramos con que la descripción de las monografías estaba mal hecha. Incluímos en dichos catálogos las correspondientes fichas secundarias de traductores, editores literarios,...(al catálogo de autores), y las secundarias de títulos (al de títulos),...
A la hora de establecer los puntos de acceso, lo hicimos teniendo en cuenta las necesidades del centro y los campos más buscados con el objetivo de que cualquier usuario más, o menos relacionado con la materia pudiese recuperar cualquier tipo de información contenida en las monografías. Así, decidimos que habría términos por los que nadie buscaría y optamos porque encabezaran otros más comunes, todo ello de acuerdo a las propias reglas y a las necesidades del centro.
También hemos catalogado algunas publicaciones periódicas que se han incluído en la sección de monografías dado su número de páginas (superior al de las otras, clasificadas en la sección de revistas) y por razones de orden (ya que las otras publicaciones periódicas se archivaban en cajas especiales para evitar su pérdida y las publicaciones de la sección de monografías hubieran sido demasiado grandes para juntarlas con éstas). A la hora de pensar en un posible crecimiento de los fondos no hubiera sido posible juntar todas las posibles publicaciones periódicas consideradas como tales por su número de páginas con las que pasaban dicho número de páginas, si además tenemos en cuenta que estas últimas eran muy pocas , no se disponía más que de algún número, y no se esperaba recibir ninguno más. Por otra parte al recibir un nuevo número de dichas revistas no habría que volver a describirlo porque la catalogación de las revistas se deja abierta y siempre se hace de acuerdo al primer número de la revista (áreas como la de numeración de dejan abiertas porque no se sabe cuándo va a acabar la publicación), no habría más que añadir unos datos a la ficha principal y secundarias, y espacio en esta sección de monografías ni iba a faltar.
En cuanto al catálogo de materias, tanto los encabezamientos como, claro, la parte destinada en la ficha bibliográfica a los encabezamientos de materia estaba mal hechos de acuerdo a una clasificación propia para Ayuda en Acción, esto significa que adaptaron la CDU a sus necesidades creando y añadiendo temas muy importantes en el centro (que no se encontraban en la CDU o que se encontraban pero en un número muy amplio y sin especificación ninguna) y eliminando la mayor parte, ya que para un fondo tan pequeño no eran necesarios muchos temas de la CDU. Esto estaba mal hecho ya que lo lógico hubiera sido hacer una lista de encabezamientos de materia propia para Ayuda en Acción u optar por el criterio de la Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas Públicas. Esto último es algo que hicimos durante este mes de prácticas optando por hacer el catálogo de materias estableciendo los encabezamientos de acuerdo a la Lista de Encabezamientos de materia para Bibliotecas Públicas.
En cuanto a la ordenación de los fondos en la biblioteca y , en concreto, de las monografías, éstas estaban ordenadas de acuerdo a esta clasificación especial adaptada para Ayuda en Acción ,que incluía temas tan importantes para ellos como: cooperación y desarrollo, mujeres, ONG’s, etc,... aunque durante el período de prácticas decidimos clasificarlas de acuerdo a la Clasificación Decimal Universal . Por tanto durante las prácticas hemos clasificado por la CDU todo el fondo de monografías de la biblioteca, pudiendo separar así los diversos temas en distintos estantes para una mejor localización de las monografías. Hay que destacar aquí la sección de referencia, separada del resto, a donde irán diversas monografías destinadas más a una consulta rápida que a otra cosa.
Por otra parte se ha colaborado en el proyecto de una base de datos definiendo los campos posibles para la recuperación de los fondos de monografías y folletos en un sistema de catalogación automatizado en formato MARC.
Los campos definidos fueron: tipo de documento, título, autor, edición, autor de una edición, lugar de edición, editor, año de edición, idioma, paginación/ nº de volúmenes, ilustraciones, materiales complementarios, serie, nº de serie, notas bibliográficas, ISSN, ISBN, D.L., publicaciones en varios volúmenes, clasificación por materias, CDU, palabras clave y resumen. Además de definir los posibles campos de acuerdo con las necesidades del centro y de cualquier usuario que Ayuda en Acción , se tuvo que definir la longitud en bytes de dichos campos, el tipo de campo (alfabético, numérico, alfanumérico) y si era repetible o no (como el caso repetible del autor) además de los posibles subcampos (es decir, si quiero buscar por fecha, que, indicando un determinado año, me aparezcan todos los libros que haya publicados ese año, y poder hacer búsquedas de otro tipo, utilizando los recursos de cada campo).